La voracidad y velocidad del mundo en que vivimos, hace que todo lo que conforma la Tierra viva en constante avance, cambio o transformación. Las industrias no son ajenas a esta manera de llevar la vida, cada día se ven en la necesidad imperiosa de crecer, innovar, mejorar, optimizar y/o reestructurar en su Know how. La oferta comercial de hoy gira en torno a ofrecer ideas, servicios y/o productos de generación de cambios, llevando a las empresas a perseguir objetivos únicos en tiempos determinados y con resultados preestablecidos, de este comportamiento nacen los proyectos, en todos los campos laborales y en todo tipo de naturaleza.
Hoy en día, el lenguaje corporativo adoptó la palabra “proyecto” y la instauró en la mayoría de trabajadores en la actualidad. Como buenos colaboradores, siempre requerimos el famoso “paso a paso”, el siempre requerido “check list”, el vigente “manual de hacer las cosas”. El empleado promedio entiende con exactitud que para conseguir los retos perseguidos por la compañía deben seguir una línea de acción, una forma de llevar a cabo el trabajo, un flujo pensado de actividades o un mapa de acciones aliando para conseguir objetivos propios y comunes. Muy bien lo referenció el fundador de la revista SUCCES, Orison Swett Marden cuando dijo: “Un buen sistema acorta el camino hacia la meta”. Las metodologías de proyectos llegaron al terreno mercantil a marcar el sendero al cumplimiento, a través de estructuras organizativas del trabajo, escaleras de procesos progresistas y actividades concatenadas con puntos de partida y de llegada predeterminados.
¿Cuáles son las metodologías de proyectos más sonadas en el mercado?
Para el sector de la construcción, petróleo, manufactura y ambiental:
- Metodología tradicional o tipo cascada y Guía PMBOK®
- BIM (Building Information Modeling)
Para el sector de la tecnología, marketing y educativo:
- Metodologías Agile (Las más referencias son EXTREME PROGRAMMING XP, SCRUM, KANBAN y Agile Inception)
- Design Thinking
Ahora bien ¿Las empresas cómo eligen que metodología usar?
De acuerdo a mi experiencia en el mundo de los proyectos, los 3 criterios para elegir qué método implementar son las siguientes:
- Alto volumen de información: Muchas compañías gestionan una cantidad superior a 100 proyectos por año, esta situación es sinónimo de miles de mensajes, llamadas, señales, alertas, decisiones, proceso, planes, etc. Para estandarizar y organizar la estructura y el flujo de trabajo se hace casi obligatorio la utilización de una metodología. Las 2 más usadas bajo este criterio son tipo cascada y Scrum de acuerdo al sector correspondiente.
- Moda en el sector: Es incorrecto negar que, en la competencia comercial del mundo empresarial, es válido que existan muchas acciones de investigación del competidor directo e indirecto para analizar qué estrategia está realizando para atender y satisfacer a los clientes del mercado. En este punto, he observado que muchas entidades toman la decisión de adquirir el método de ejecución de proyectos que utilizan sus pares del medio con el fin de estar siempre con la guardia arriba con los mismos recursos y las mismas herramientas. También es correcto decir que los clientes han comenzado a exigir el uso de metodologías específicas para cerrar negocios. Dicho de otra manera, gestionar los proyectos bajo un estándar se convirtió en un arma comercial y un diferencial para inclinar decisión.
- Influencia del líder del área: En mi carrera profesional en proyectos he sido dirigido por jefes de diferentes contextos conceptuales, pero todos fueron perseguidores de los objetivos únicos de los proyectos. Cada uno tuvo la confianza y la autorización de instaurar la metodología que ellos creían conveniente como resultado del conocimiento propio y del equipo, los recursos tecnológicos, el presupuesto y la experiencia. Este comportamiento es muy repetitivo en las historias empresariales y con este criterio existen testimonios positivos y negativos.
¿Qué porcentaje de la metodología se usa en realidad?
El filósofo francés Voltaire nos regaló una frase con vigencia eterna: “Lo mejor es enemigo de lo bueno”; esta afirmación nos elimina pensar en la existencia de la perfección. Es muy difícil encontrar una oficina de proyectos que implemente en 100% los conceptos de una metodología; ahora bien, esto no anula la consecución de resultados esperados con un uso estratégico de los parámetros estándar. Muchas compañías no gestionan todas las áreas del conocimiento del PMBOK, no todos los equipos de proyectos gozan de las bondades de un scrum de scrums, no todos los tableros Kanban relacionan stoppers y no todos los Project Manager construyen una matriz de comunicaciones. Los puntos mencionados no evitan que los proyectos se entreguen productos con aprobación de criterios de aceptación. Podemos concluir entonces que el porcentaje de utilización lo definirá los criterios con que se eligió la metodología ya que esto define la razón de implementación dentro del trabajo.
¿Cómo se identifica la metodología que necesita una oficina de proyectos?
Después de analizar las variables que gobiernan las decisiones en el mundo de los proyectos, la recomendación para elegir se hace bajo los conceptos a continuación:
| Metodologías | ||||
| Conceptos | Cascada | BIM | Agile | Design thinking |
| 1. Objetivo comercial de la empresa | ||||
| Si el producto o servicio de entregan a través de proyectos | x | x | ||
| Si el producto o servicio se entregan a través de procesos operativos y los proyectos hacen parte de la cadena productiva | x | |||
| Si el producto o servicio se entregan a través de procesos constructivos | x | x | ||
| Si el producto o servicio se entregan a través de procesos operativos y los proyectos nacen como mejoras a los procesos | x | x | ||
| 2. Sponsor o patrocinador del proyecto | ||||
| Si el Sponsor o patrocinador del proyecto es la parte directiva de la compañía | x | |||
| Si el Sponsor o patrocinador del proyecto es líder de un área de servicio de la compañía o cliente interno | x | |||
| Si el Sponsor o patrocinador del proyecto es el cliente externo | x | x | ||
| 3. Criterios de aceptación y entrega del proyecto | ||||
| Si el proyecto debe tener una fecha de inicio y una fecha fin con un entregable definido desde el comienzo | x | x | ||
| Si el proyecto tiene definido el tiempo y el presupuesto pero el alcance es flexible y se va construyendo paulatinamente junto al cliente final | x | x | ||
| 4. Conocimiento del equipo | ||||
| Si el equipo no tiene conocimiento pero cuenta un líder con la experiencia y el estudio pertinente | x | x | ||
| Si el equipo tiene el conocimiento pero cuenta un líder con la experiencia y el estudio pertinente | x | x | ||
En conclusión, las compañías deben elegir los que le conviene de acuerdo a su estrategia. Un proyecto es el fiel reflejo de la misión y la visión de la empresa. Es un gran error invertir tiempo y dinero en la implementación de una metodología porque está de moda en el sector o hacerlo forzado porque un cliente lo exige para permitir una relación contractual. El estándar del trabajo elegido debe alinearse al Know how y no al desvelo de no quedarse “atrás”. La metodología de proyectos utilizada debe generar resultados funcionales y no reprocesos incontrolables.
AUTOR: Jordy Gutiérrez Orozco, Ing. Industrial- Esp. Gerencia de proyectos- PMP, Coordinador de proyectos – Eadic
